/ Feierabend:digital #12 – Stolpersteine bei Digitalisierungsprojekten: Erfahrungsaustausch zur Einführung eines neuen ERP-Systems

Feierabend:digital #12 – Stolpersteine bei Digitalisierungsprojekten: Erfahrungsaustausch zur Einführung eines neuen ERP-Systems

Der zwölfte „Feierabend:digital“ am 31.03.2022 drehte sich um Stolpersteine bei Digitalisierungsprojekten. Sebastian Jung von weclapp und Sören Schneider, Geschäftsführer des Textilproduzenten CorpoTex, unterhielten sich – endlich wieder in Präsenz – im Dialog über solche Stolperfallen bei der Einführung eines neuen ERP-Systems. Das hybride Format der Veranstaltung erlaubte es Interessierten, auch virtuell über einen Livestream teilzunehmen. Mit an Bord waren außerdem Mathias Koch von der J+P-Gruppe als Co-Moderator und Mark Pralle, Vorstand der Fabrik19. Die Veranstaltung wurde wie immer freundlicherweise von der J+P Gruppe und mittelhessen.digital unterstützt.

Der Nutzen eines ERP-Systems

Der Begriff ‚ERP-System‘ (Enterprise-Resource-Planning-System) bezeichnet Unternehmenssoftware, die verschiedene Bereiche im Unternehmen abdeckt. Von der Logistik übers Marketing bis hin zur Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung lassen sich mit einer solchen Software beispielsweise Personal und Ressourcen planen, steuern und verwalten. Es handelt sich also um viele verschiedene Teilmodule, was das Thema durchaus komplex macht. Aus Berichterstattungen über Lidl, Otto oder die Deutsche Post kenne man es vielleicht schon, dass die Einführung eines (neuen) ERP-Systems sich durchaus problematisch gestalten könne, so Sebastian Jung. Jene Problematik bleibe zudem nicht nur Unternehmen dieser Größe vorbehalten, sondern könne auch leicht KMUs treffen.

Steigende Frustration im Team

„Je nachdem, welcher Studie man glauben mag, scheitern zwei Drittel der Projekte beim Einführen dieser Systeme“, führte Jung weiter aus. Bei ihrem Kunden CorpoTex aus Lahnau sei die Einführung glücklicherweise erfolgreich abgelaufen, doch auch hier habe man Stolperfallen erkennen können. Um diese zu verdeutlichen, begann Sören Schneider bei der Erläuterung ganz vorne. Für das 2011 gegründete Unternehmen habe man sich von Beginn an für ein sehr gängiges, bekanntes System entschieden. Diese Entscheidung sei getroffen worden, um mit z.B. Lieferanten den kleinsten gemeinsamen Nenner zu finden und die Zusammenarbeit zu vereinfachen.

Vorerst habe dies auch gut funktioniert, bemerkte Schneider. Doch während das Unternehmen sich weiterentwickelte, seien Herausforderungen aufgekommen, die das verwendete System nicht mehr zufriedenstellend lösen konnte. Insbesondere das Arbeiten aus dem Homeoffice habe ein großes Problem dargestellt, da der Zugriff von zu Hause aus wegen der bis dahin genutzten Terminal-Server mit Einzelplatz-Lizenzen nicht gewährleistet werden konnte. Der stark individualisierte Charakter und die eingeschränkte Update-Fähigkeit der Software erwiesen sich als zusätzliche Problemstellen. „Das führt langfristig unweigerlich zu Frustration“, stellte Schneider klar.

Der richtige Partner macht es aus

Eine unbefriedigende Kundenbetreuung habe dann endgültig zu der Entscheidung geführt, sich nach einem neuen, innovativeren System umzusehen. Dabei sei Schneider durch die Empfehlung eines Bekannten auf weclapp gestoßen, erinnerte er sich zurück. Schwerpunkte legte CorpoTex nach einer Bedarfsanalyse besonders auf ein cloudbasiertes und intuitiv nutzbares System. Die eher standardisierte weclapp-Software erfülle diese Punkte, lasse sich auch auf individuelle Bedürfnisse zuschneiden und sei gleichzeitig insgesamt anpassungsfähiger und günstiger als andere Systeme, erläuterte Jung daraufhin. Außerdem sei die Software nicht limitiert in Bezug auf die Anbindung von Schnittstellen.

Das alles ermögliche eine vergleichsweise schnelle und unkomplizierte Einführung und führe zu einem insgesamt geringeren Wartungs- und Schulungsaufwand für das Unternehmen. Trotzdem schrecken viele Unternehmen noch vor diesem Schritt zurück und bleiben bei älteren Systemen aus Angst vor einer langwierigen und komplizierten Implementierungsphase des neuen ERP-Systems, klärte Sebastian Jung außerdem auf. Mark Pralle sprach hier von einem „großen Lock-In-Effekt“, der u.a. durch die Berichte der Medien hervorgerufen wird und Unternehmen bei älteren Systemen verbleiben lasse. „Der richtige Partner ist hierbei entscheidend“, schlussfolgerte Schneider und versicherte, diesen mit weclapp gefunden zu haben.

Stammdatenqualität und fünf große Stolperbereiche

Etwas, das während der Umstellung besonders aufgefallen sei, sei die Wichtigkeit von sauber gepflegten Stammdaten. Initial würden unsaubere Stammdaten zwar wahrscheinlich nicht auffallen, spätestens bei der Auftragsabwicklung und Lieferung käme es jedoch häufig zu Problemen, die hätten vermieden werden können, so Schneider. Auch Jung weist an dieser Stelle auf die Wichtigkeit von sorgfältiger Prozessdokumentation hin. Er fasst das Gespräch abschließend in 5 große, mögliche Stolperbereiche zusammen:

  1. Status Quo (Was ist der aktuelle Stand? Was sind die Startbedingungen des Unternehmens?)
  2. Prüfung von und Entscheidung für eines der rund 500 angebotenen ERP-Systeme
  3. Stammdatenqualität
  4. Prozessdokumentation & Schaffen von Standards
  5. Sparringspartner, die den vorhandenen Ansatz prüfen und Optimierungschancen ausmachen können

Bei Pizza und Feierabendbier ließen die Teilnehmenden den Abend dann mit interessanten und weiterführenden Gesprächen ausklingen.

Auch unser Gast des Abends weclapp hat einen ausführlichen Blogbeitrag zum Thema veröffentlicht. Diesen finden Sie hier.

Save the Date!

Wie immer laden wir Sie schon jetzt herzlich zum nächsten „Feierabend:digital“ ein. Die 13. Veranstaltung wird am 19.05. stattfinden mit dem Thema „Hybrides Arbeiten – Chancen zwischen Büro, Homeoffice und Dritten Orten“. Weitere Informationen zum anstehenden Event werden wir zeitnah kommunizieren.

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