Die digitale Messe lebt! …und begeistert!

Ein Einblick in die Projektumsetzung einer digitalen Messe mit den Medientage München.

Wer hätte das vor einiger Zeit gedacht, dass das Konzept der Messen und Konferenzen komplett neu überdacht werden muss.

Und genau an dieser Stelle haben die Medientage München und die Fabrik19 gemeinsam einen zukunftsweisenden Meilenstein gelegt.

Was ist passiert?

Im Frühjahr 2020 nahm man bei der Medientage München GmbH in Person von GeschäftsführerInnen Stefan Sauter und Lina Timm diese Herausforderung an und beschloss, die MTM20 zu 100 Prozent digital stattfinden zu lassen. Dazu wurde eine Kooperation mit Globalplayern wie Google und Arvato sowie mit dem mittelhessischen Softwareunternehmen Fabrik19 geschlossen. Mit der Google Cloud Plattform stellte man eine unkomplizierte Skalierung der Systeme sicher. Darauf aufbauend ließ die Fabrik19 aus der ambitionierten und aufregenden Idee Realität werden. Man schuf innerhalb von drei Monaten Entwicklungszeit in enger und vorbildhafter Zusammenarbeit eine Rund-um-Lösung in Form eines interaktiven Messe-Portals!

Das Messe-Portal und die Idee dahinter

Die Idee, ganz im Sinne des Slogans der MTM20 „This is Media NOW“, bestand darin, ein Portal zu bauen, das einen möglichst hohen Wiedererkennungswert zum eigentlichen physischen Event schafft und dabei die Stärken eines digitalen Events ausspielt.

Zum Projektstart stand eine grob ausgearbeitete Vorstellung des Produktes, die an die Fabrik19 übergeben und in gemeinsamer Abstimmung Schritt für Schritt ausspezifiziert wurde.

Die Technologie dahinter

Kernstück des Portals stellt die Expo, entwickelt auf Basis von Angular und Node.js, mit themenbasierten Hallenplänen dar. Die Pläne führen interaktiv zu den insgesamt über 120 teilnehmenden Ausstellern. Darüber hinaus entstand der kostenpflichtige Konferenzbereich mit seinem großen und vielfältigen Programmspektrum, das aus Dauerübertragungen (Livestreams) und themenspezifischen Masterclasses gebildet wurde, die XR Area, der Recruiting Sektor und die Abteilung Start into Media mit ihren Live-Talks und Webinaren für medieninteressierte Berufs- und Quereinsteiger.

Bei all dem standen während der Veranstaltung die Interaktion und das Networking, wie bei einer Messe üblich, im Vordergrund. Die Teilnehmer, abhängig vom erworbenen Ticket, hatten die Möglichkeit, mit Ausstellern, Speakern und anderen Besuchern über einen integrierten 1:1-Chat und per Video-Call in Kontakt zu treten. Das Networking-Tool wurde mittels Big Blue Button und Jitsi umgesetzt.

Neben den angeleiteten Webinaren und Masterclasses setzten sich die Besucher in spontanen Video-Sessions an einen Tisch, um sich intensiv über ihre spezifischen Themen auszutauschen. Die Gruppenchats in den Dauer-Livestreams oder die Matchmaking-Funktion im Networking-Bereich begünstigten es, die passenden Gesprächspartner dafür zu finden und damit persönliche Kontakte aufzubauen.  

Planung und Umsetzung mit SCRUM

Da von Anfang an klar war, dass nicht alle Anforderungen bei einem dermaßen komplex aufgebauten Produkt von Beginn an genaustens definiert werden können, entschied man sich für einen agilen Entwicklungsansatz mit SCRUM.

Der Entwicklungszeitraum bis zum Live-Gang des Portals belief sich lediglich auf 3 Monate, was als ambitioniert betrachtet werden kann. Für diese Herausforderung bedurfte es einer guten Organisation und einer offenen, fokussierten und möglichst transparenten Kommunikation mit allen beteiligten Stakeholdern.

Das Fabrik19 Team bildete sich aus einem Product Owner (Anforderungsmanager), einem Scrum Master (Servant Leader) und aus sechs bis acht crossfunktional aufgestellten Entwicklern. Um stets anwenderzentriert zu arbeiten, visualisierte das Team in der ersten Phase ein Big Picture des Projektumfangs anhand des Story Mappings. Zusammen mit dem Kunden wurden User-Stories mit Akzeptanzkriterien verfasst und nach Priorität in das Product-Backlog (Liste aller möglichen Anforderungen) überführt. Darauf aufbauend kristallisierte sich ein MVP (Minimal Viable Product bzw. minimal funktionsfähiges Produkt), wie man es auch aus dem Lean Management kennt, heraus. Daraus wurden die Kernfunktionalitäten klar ersichtlich und die Prioritätssetzung für den weiteren Verlauf deutlich erleichtert.

Die eigentliche Entwicklungsarbeit wurde in aufeinander aufbauenden zwei-Wochen-Sprints geleistet. In den Sprint Events wie dem Sprint Planning, den täglichen Daily Stand Ups oder dem Sprint Review war die externe sowie interne Kommunikation optimal für eine saubere Abstimmung zwischen Entwicklungsteam und allen Stakeholdern über die Projektdauer gegeben. Dadurch war ein strukturierter Raum geschaffen worden, um Feedback zum zwischenzeitlichen Produktinkrement zu sammeln, Verbesserungen anzustoßen und weitere (auch kurzfristige) Produktanforderungen hinzuzunehmen.

Mithilfe einer solchen Teamorganisation und Ablaufstruktur konnte man sogar während der Messeveranstaltung auf Kundenwünsche reagieren und das Portal im Livebetrieb optimieren.

Damit verbuchten die Medientage München und die Fabrik19 am Ende einen deutlichen Messe-Erfolg und begeisterten die User nachhaltig.

Vor allem das Besucher-Feedback während und nach dem sieben-Tage-langen Messeprogramms fiel zum großen Teil sehr positiv und zufriedenstellend aus.

Fazit

Eine Messe sinnvoll zu digitalisieren, zu organisieren und durchzuführen, ist eine Herausforderung. Dieser haben wir uns gern gestellt.

Dabei gibt es natürlich Höhen und Tiefen, die man in den verschiedenen Projektphasen überwinden muss. Doch dieser Umstand erleichtert es oftmals, neue Wege zu gehen und frische und benutzerfreundliche Lösungen zu entwickeln.

Natürlich hat das Jahr 2020 die Entwicklung beschleunigt. Doch unabhängig von der zukünftigen Situation wird die Nachfrage nach attraktiven digitalen Lösungen und nach Alternativen zur Präsenzveranstaltungen steigen und vielleicht schon bald als selbstverständlich betrachtet.

Was sind die Medientage München und welches Ziel verfolgen sie?

Die Medienmesse MTM ist ein jährlich stattfindender Kongress mit dazugehörender Messe und lockt jedes Jahr aufs Neue bis zu 8000 Besucher in die bayerische Hauptstadt mit einem breiten Angebot rund um aktuelle Trends der Medienwirtschaft. Die Medientage München gelten als eine der führenden Medienfachveranstaltungen in Europa.

Zahlreiche Größen aus der Verlags-, TV- und Onlinewelt tauschen sich über die aktuelle Medienlage aus und helfen Medienschaffenden und Unternehmern bei der Orientierung und Entscheidungsfindung rund um gesellschafts- und medienorientierte Fragestellungen.

Auch dieses Mal schaffte man es, namhafte Speaker aus Politik (Markus Söder), Film und Fernsehen (Tom Buhrow, Nazan Eckes, Joko Winterscheid), Print und Mobile, Medienpolitik, aus Werbung und dem Digital Business für das neue Konzept zu begeistern und diese in den Produktionsstudios oder über eine Liveschaltung willkommen zu heißen. Dazu bekamen Influencer aus der medialen Onlinewelt eine besondere Aufmerksamkeit und steuerten einen wichtigen Beitrag zum Diskurs über den Medienwandel in Deutschland bei.

So wurde man auch dieses Jahr dem eigenen Ziel gerecht, die privaten Hörfunk- und Fernsehanbieter, Zeitungs- und Zeitschriftenverlage und die Onlinemedien mit den öffentlich-rechtlichen Sendeanstalten zu einer gemeinsamen Diskussion zusammenführen.

Sie möchte Ihre Veranstaltung auch als Digitalversion organsisieren? Kontaktieren Sie uns.