Adieu Pendelordner!
Welcher Unternehmer kennt ihn nicht?! Den Pendelordner, gefüllt mit zahlreichen Belegen, Rechnungen und Dokumenten, der zwischen Steuerberater und Kunde monatlich hin- und hergeschickt wurde. Kopieren und dokumentieren stand an der Tagesordnung. Doch diese Zeiten gehören mittlerweile der Vergangenheit an. Mittlerweile bietet die Software „DATEV Unternehmen online“ eine digitale Lösung für die Finanzbuchhaltung. Einen Einblick gab Christian Koch, selbstständiger IT-Berater und Dienstleister für die J+P Gruppe, im Rahmen von Feierabend:digital am 24. September. Die vierte Auflage der Veranstaltungsreihe der Fabrik19 stand unter dem Motto: „Digitalisierung der Finanzbuchhaltung am Beispiel von DATEV Unternehmen online“. Als Experte dabei war neben Gastgeber Mark Pralle (CEO Fabrik19) erneut Matthias Koch von der J+P Gruppe.
Seit zehn Jahren arbeitet Christian Koch selbst mit „DATEV Unternehmen online“. Mit DATEV können alle Rechnungen und Belege zwischen Steuerberater und Mandant digital verschickt und bearbeitet werden. Dabei bietet die Software den Mandanten eine Cloud. Diese können die zuvor digitalisierten Dokumente hochladen und damit den Kanzleien direkt zur Verfügung stellen.
Verschiedene Funktionen erleichtern zudem die Prozesse: So kann die kaufmännische Buchhaltung ebenso erledigt werden wie das Führen eines Kassenbuches, Angebote und Rechnungen können erstellt sowie Lohninformationen hinterlegt werden. So erläutert Christian Koch:
„Auf die Sicherung der Daten legt DATEV sehr großen Wert, durch einen Sicherheitslogin sowie eine Verschlüsselung werden die Daten geschützt“
Christian Koch
Nicht nur über die Webplattform kann mit dem Tool gearbeitet werden, sondern DATEV vereinfacht den Mandanten die Nutzung, indem eine App bereitsteht. Mit der mobilen Anwendung können die Buchhalter beispielsweise ihre Rechnungen abfotografieren und hochladen. Auch Schnittstellen zu verschiedenen ERP-Systemen und Clouds können über DATEVconnect online verbunden werden, sodass die Belege automatisch versandt werden.
Sobald alle Belege im System hinterlegt sind, können diese über die Applikation „Bank Online“ bezahlt werden. DATEV bietet dabei den Mandanten eine Übersicht aller Belege, die beglichen oder noch offen sind. Alle Konten können eingesehen und es kann direkt mit der Bank kommuniziert werden.
Daneben bietet „Bank Online“ eine übersichtliche Darstellung der Kontoumsätze. Alle Belege können automatisch hinterlegt werden. Auch regelmäßige Abbuchungen ohne monatliche Rechnung, wie z.B. die Miete, können automatisch hinterlegt und gezahlt werden, ohne dass eine separate Prüfung der Buchhaltung notwendig ist.
Mit DATEV können die Mandanten sich außerdem über die aktuelle Kosten- und Erlössituation ihres Unternehmens informieren oder weitere Auswertungen, die durch die Buchhaltung bzw. den Steuerberater hinterlegt wurden, einsehen. Mit DATEV wird den Nutzern eine papierlose und digitale Finanzbuchhaltung sowie die direkte Kommunikation mit dem Steuerberater ermöglicht. „Viele Potentiale, die DATEV bietet, sind den Usern jedoch unbekannt. Schwierig wird die Anwendung der Software auch, wenn Banken das Tool nicht unterstützen“, so Koch. Nach einem umfassenden Einblick in das Angebot gab es viele Fragen und einen angeregten Austausch.
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Feierabend:digital #5 findet am 26. November statt. Swen Schisler (Senior Architect bei Endava und Entrepreneur von 42soft) und Boris Görtz (Product Manager / Product Owner Connectivity bei Bosch Thermotechnik und Entrepreneur bei 42soft) werden zum Auftakt über das Thema „Die Cloud, eine sorgenfreie Zukunft für die IT, oder?“ sprechen und in eine spannende Diskussion überleiten.
